はじめに：面接辞退は“仕方ないこと”ではない
「書類選考を通過させたのに、面接当日に来ない…」
「面接の直前にキャンセルされ、その後音信不通に…」
こうした“面接辞退”は、多くの企業が頭を悩ませている課題の一つです。
特に中小企業やベンチャー企業の場合、1件の辞退が採用計画に大きな影響を与えることも。
しかし、面接辞退は完全に防げないものではありません。
この記事では、面接辞退を減らすために人事が今すぐできる5つの工夫をご紹介します。
なぜ面接辞退は起きるのか？よくある原因とは
まずは、応募者が面接を辞退する主な理由を理解しておきましょう。
～よくある理由～
1.他社の選考が先に進んだ（内定が出た）
2.企業に興味がなくなった（志望度が下がった）
3.面接日程が合わずスケジュール調整が面倒だった
4.レスポンスが遅く、印象が悪くなった
5.連絡が面倒になって放置した（いわゆる“音信不通”）
こうした辞退を減らすためには、「面接に行きたくなる仕組み」「辞退したくなくなる対応」が必要です。
人事ができる5つの工夫
ここからは、実際に面接辞退を減らすために有効な施策を5つ紹介します。
1. 応募者との“初期接点”で関係性を築く
応募から面接までの間に「誰が対応するか」「どのように接するか」は、面接実施率に大きく関係します。
～具体的な工夫～
・応募受付メールを即日中に送る
・丁寧かつ人間味のある言葉で返信する
・面接前に電話またはオンラインで簡単な顔合わせを実施する
この初期接点での信頼構築が、「面接に行ってみよう」という気持ちを後押しします。
2. 面接日程は“スピード命”で設定する
面接までに時間が空きすぎると、その間に他社の選考が進んでしまいます。
**候補者が最も熱意を持っているのは「応募直後」**であることを忘れてはいけません。
～ポイント～
・面接候補日程は3日以内で提示
・候補者から「この日はどうですか？」と連絡があった場合、即日対応
・スケジュール確定までの所要時間を最短化する
SlackやChatworkなどの社内ツールを活用し、面接官の予定を迅速に確認できる仕組みを整えておきましょう。
3. 面接前に“企業理解”を深めてもらう資料を渡す
候補者が企業について十分な情報を持たない場合、「この会社、よく分からないから辞退しようかな」となることがあります。
有効なのは、採用ピッチ資料の活用です。
採用ピッチ資料とは、自社の魅力や働く環境、キャリアパス、求める人物像などを
視覚的に分かりやすくまとめた資料です。面接前にこれを渡すことで、以下のような効果があります。
・企業理解が深まり、志望度が高まる
・面接での質問内容が具体的になり、納得感のある選考に
・「知らないから辞退する」を防げる
ESSTNER株式会社が提供する採用ピッチ資料作成代行サービス「アイリクピッチ」では、
このような面接辞退の課題にも貢献できます。
4. 返信のしやすさ＝辞退率の低さ
最近では、候補者が“返信の心理的ハードル”を感じてしまうケースもあります。
～たとえば～
・「電話での折り返しが必要です」と書かれている
・「日程を3つ出してください」など複雑な指示がある
・面接日程のやり取りが何往復にもなる
これらが原因で、面接設定の段階で離脱されてしまうことも。
～工夫すべきポイント～
・候補者がワンクリックで選べる日程調整ツールを使う
・LINEやSMSなど、候補者が普段使うチャネルでの連絡を検討する
・「ご都合が悪ければお気軽にお知らせください」と一言添える
小さな配慮の積み重ねが、面接実施率を高めます。
5. “辞退されても繋がる”仕組みを作っておく
すべての面接辞退をゼロにすることはできません。
ですが、辞退＝完全離脱とせず、「今はタイミングが合わないだけ」と捉えることが重要です。
～こんな対応が効果的～
・丁寧な辞退への返信（例：「またご縁がありましたらぜひ」）
・メルマガやLINEなどでの情報提供（再応募の導線づくり）
・一度辞退された方を「将来の候補者プール」として管理する
辞退された候補者に再度アプローチできる仕組みを整えておくことで、次回の採用成功率を高める資産になります。
面接辞退率の改善は“対応品質”で決まる
ここまでご紹介した5つの工夫は、すべて「人事側の対応品質」に関わる部分です。
辞退率が高い場合、「母集団が悪い」「応募者の質が低い」と決めつけてしまうのではなく、
自社側のオペレーションやコミュニケーションに課題がないかを見直すことが大切です。
採用業務にリソースが割けないなら、外部パートナーに頼る選択肢も
中小企業では、現場が採用業務を兼任しているケースも多く、辞退対応まで手が回らないこともあるでしょう。
そんな時に有効なのが、採用代行（RPO）サービスの活用です。
▷ i‑Recruitingのサポート内容（一部）
・面接日程調整の代行
・候補者とのコミュニケーション代行（LINE対応も可）
・採用ピッチ資料の作成支援
・スカウト配信から応募者対応までの一括支援
・採用効果分析と改善提案
月40時間〜の時間制プランや、1ヶ月トライアルプランもあるため、無理なくスタートできます。
まとめ：面接辞退を防ぐ“体験設計”を意識しよう
候補者は、面接に来る前からすでに企業との関係性を築いている段階です。
辞退を防ぐためには、応募から面接までのすべてのステップにおいて、「候補者の気持ちになった対応」が求められます。
・応募直後の連絡速度
・面接設定までのスムーズさ
・企業情報の提供方法
・丁寧なフォローアップ
これらが、選考体験の質を左右し、結果として面接辞退率の改善につながります。
「うちも辞退が多くて困っている…」そんな時は、
採用支援のプロフェッショナルであるi‑Recruitingに一度ご相談ください。
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